Aktenanlage

Wird nur durch einen Partner oder in Absprache mit einem Partner veranlasst. 

das Sekretariat legt neue Akte in AnNoText an. Auf Anweisung werden eine Vollmacht und eine Mandatsvereinbarung vorbereitet. Für die Eingabe der Stundensätze bitte an BA das neue Mandat mit Kopie der Vergütungsvereinbarung melden.te

Bei der Auswahl des Fachgebiets bitte den Anwalt bei Zweifeln fragen. 

In Outlook wird unter AR-Mandanten ein entsprechender Unterordner angelegt.

Akten werden wie folgt in AnNoText angelegt:

Die Hauptakte (Administrationsakte) muss immer mit einer 99-er Nummer beginnen und muss selber in der Aktenanlage geändert werden:

 

 

 

also z.B:

            99120/20 (das ist die Akte, auf der Rechnungen geschrieben werden)

bei diesen Akten muss darauf geachtet werden das bei "Verantwortlichkeiten" der Administrationsanwalt drin steht

Als nächster Schritt muss eine Unterakte zur Leistungserfassung (Billing) angelegt werden, das ist immer die 00-er Nummer, also z.B:

            00120/20 (auf diese Akte wird gebillt)

Besonderheit bei den 00-er Nummer: In diese Akte kommt auch außergerichtliche Korrespondenz.

Für Gerichtsakten wird dann wieder eine Unterakte angelegt mit fortlaufender Nummer, also z.B. hier am Beispiel von Nokia:

            WICHTIG: Als Unterakte werden nur Gerichtsverfahren angelegt, die dieselben Parteien betreffen.

Bitte dringend darauf achten, dass alle Beteiligten/Gerichte/Behörden -auch wenn sie erst im Laufe des Prozesses dazukommen- aufgenommen werden. Sollte es bereits bei der Aktenanlage ein "Problem" geben, wird dies wie folgt angezeigt:

(Ich habe beispielhaft Sigor als Gegner angelegt)

 

Man kann dann im Feld unten sehen als was der Beteiligte in welcher Akte angelegt ist. Das Ergebnis der Kollisionsprüfung müsste in einem solchen Fall mit "es liegt eine Kollision vor" vermerkt werden.

Patente oder Wirkstoffe müssen als "Prozesspartei" wie folgt in der Akte aufgenommen werden (ohne Leerzeichen):

 

Im Falle von Streitverkündungen müssen alle Beteiligten denen der Streit (egal ob von uns oder Gegenseite) aufgenommen werden. Diese werden als "Streithelfer" angelegt.

 

Rechtsanwälte von Beteiligten werden wie folgt angelegt:

Beteiligten ausklappen – Beziehungen – Neu: Beziehungsart: z.B. Rechtsanwalt – Kontakt normal anlegen. Evtl. betreffende Akte raussuchen und anhaken

Sieht dann so aus:

  oder so (je nach Ansicht)

 

Es gilt umso vollständiger die Beteiligten in der Akte angelegt sind, umso besser, da nur so eine ordentliche Konfliktprüfung durchgeführt werden kann.