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Fristen dürfen von Mitarbeitern erst dann notiert werden, wenn sich im Rahmen der Zusammenarbeit herausgestellt hat, dass sie zuverlässig und sorgfältig arbeiten, frühestens jedoch nach sechs Monaten nach Berufseinstieg. Die Entscheidung hierüber wird dem jeweiligen Mitarbeiter mitgeteilt.

Fristen werden in AnnoText eingetragen und auf rotem Papier ausgedruckt.

Zusätzlich wird immer Vorfrist eingetragen: 1 Woche, und bei großen Schriftsätzen zusätzlich 1 Monat (interner SSa München: 1 Monat + Vorfrist 1 Woche) und nach zusätzlicher Anweisung eine Zwischenfrist von 1 Woche vor der Vorfrist.

Der Ausdruck wird zum entsprechenden Datum in die Wiedervorlagenmappe der jeweiligen Assistentin gelegt.

Fristen werden zusätzlich in den Outlook-Kalender des/der jeweiligen Sachbearbeiter/Case Manager und das zuständige Sekretariat/Case Manager eingetragen mit dem Hinweis FA oder FA GS.

Fristen in der Zukunft, die sich erledigt haben, bitte wieder aus den entsprechenden Outlook-Kalendern löschen, damit keine Verwirrung an dem Tag entsteht.

Jeden Morgen prüft das Sekretariat die am Tag ablaufenden Fristen und legt dem Anwalt den roten Zettel vor.

Vor Verlassen der Kanzlei prüft das Sekretariat, ob alle Fristen erledigt sind.

Das Sekretariat bleibt besetzt, solange nicht erledigte Fristen vorliegen, es sei denn, der betreffende Anwalt erteilt ausdrücklich eine andere Weisung.

Erledigte Fristen werden im System als erledigt gekennzeichnet. – Bei AnNoText verschwinden die sodann aus der Wochenübersicht. Dies geschieht durch das Sekretariat auf schriftliche Weisung des Anwalts auf dem roten Fristenzettel. Nur Anwälte dürfen die roten Fristenzettel abzeichnen, oder dem Sekretariat per E-Mail die Erledigung bestätigen.

Die als erledigt gekennzeichneten Ausdrucke werden in dem Ordner "Fristen" abgeheftet.