Aktenarchivierung

•             In AnNoText unter Start – Ablegen - mit Ablagenummer - der Ablage beginnen:

• Als Ablagenummer nehmen wir immer die 99-er Akte, die Unterakten werden dann automatisch mit abgelegt und erhalten auch alle unterschiedliche Ablagenummern., 
• Sofern die Ablage nicht durchgeführt werden kann, da sich noch Einträge auf dem Mandantenkonto befinden dies bitte umgehend BA melden
• Die Papierakten müssen vor Ablage auf Originaltitel/Originalunterlagen kontrolliert werden. Diese werden sodann an den Mandanten zurückgeschickt.
• Das Ablageregister öffnet man wie folgt, damit man an die Ablagenummern für die zu druckenden Etiketten gelangt:

Start – Register – Ablageregister, hier am besten nach Ablagedatum suchen:

Jetzt wird in einem in Excel die Ablageübersicht mit Akten und zugehörigen Ablagenummern angezeigt: 

            Die Assistenzkraft muss nun schauen, welche Ablagenummer zu welchem Aktenzeichen gehört: 

Beispiel:

            Die Ablagenummer 51 gehört zur Akte 01129/10. Diese Akte ist eine Gerichtsakte mit dem AZ: 3 O 20/10: Jetzt müssen alle Akten, die zu dem Gerichtsverfahren 3 O 20/10 die Ablagenummer 51 bekommen.

• Unter R: Vorlagen (Ablage-Nummern AnNoText) befinden sich die Etiketten für die Ablageaufkleber. Hier werden die Nummern aus dem Ablageprotokoll eingetragen und dann auf die jeweilige Akte vorne auf das Aktenschild geklebt. Gibt es von einer Akte z.B. mehrere (Korrespondenz, Schriftsätze, Anlagen Gegner, Anlagen AR) muss auf jede Akte die gleiche Aktenablagenummer geklebt werden.
• Die abgelegten Akten werden im Westflügel in den Schieberegalen nach Ablagenummern sortiert abgestellt.